Osobní údaje v CeSYSu
Nástroje CeSYS jsou připraveny na GDPR. Došlo k několika změnám, které si zaslouží pozornost. Nejde však o žádné revoluční změny a Vy můžete i nadále pracovat s CeSYSem bez obav. Nejdůležitější změnou na Vašem webu je nová podoba "Souhlasů se zpracováním osobních údajů". Určitě si všimnete nových zaškrtávacích políček (i na místech, kde doposavad nebyly), nového znění souhlasů a tzv. poučení správce.
GDPR tlačí na konkrétnost v ohledu jaké údaje, za jakým účelem a jak dlouho budeme zpracovávat. A právě z tohoto důvodu si již nevystačíme s jedním neomezeným generálním souhlasem. Na Vašem webu jsme tak ve spolupráci s naší právní kanceláří připravili u každého nástroje možnost udělení relevantního souhlasu s možností další správy těchto souhlasů v administraci CeSYSu. Všechny souhlasy jsou již přednastaveny. Pokud je shledáte z Vaší strany za bezproblémové nemusíte již nic na Vašem webu nastavovat.
Pro nástroje krátkodobé povahy, nebo-li k okamžitému vyřízení (poptávka po zájezdu a callback) požadujeme po potencionálním klientovi souhlas se zpracováním osobních údajů na dobu nezbytně nutnou pro zpracování požadavku, nejdéle však na dobu 3 měsíců. Ostatní nástroje sloužící k marketingovým účelům pak obsahují dokument, kdy žádáme o udělení souhlasu na 3 roky. Doby i znění souhlasů můžete v administraci měnit. Před započetím změn však doporučujeme kontaktovat naší podporu.
V administraci CeSYSu pak přibyl zcela nový nástroj, který Vám umožní souhlasy u jednotlivých klientů evidovat a spravovat. Před uplynutím expirace Vám umožní také odeslat prodloužení souhlasu za účelem evidence a marketingových aktivit. Podrobnosti najdete níže.
- Co se mění na Vašem webu?
- Co se mění v administraci CeSYS?
- Jak si nastavit své souhlasy a jejich lhůty?
Co se mění na Vašem webu?
1. Cookies
Lišta se souhlasem s použiváním cookies na Vašich stránkách není v CeSYSu úplnou novinkou. Lišta byla k dispozici k (de)aktivaci v nastavení Vašeho CeSYSu. Nově však je toto upozornění aktivní pro všechny uživatele CeSYS. Pokud jste si lištu samy neaktivovali byla Vám automaticky zprovozněna. Nicméně možnost lištu "skrýt" jsme ponechali.
2. Modul Zákazník
Modul umožňuje návštěvníkům stránek založených na systému CeSYS zvolit si automatické zasílání nabídek zájezdů ze systému na email při zvolení preference nabídky a četnosti zasílání. Vkládané údaje v rozsahu: Jméno, Příjmení, Adresa, Telefon, E-mail. Údaje můžete vložit také Vy v administraci CeSYSu Marketing >> Účty zákazníků.
Pro evidenci osobních údajů návštěvníka (potencionálního klienta) a zasílání nabídek je nutný souhlas. Návrh vhodného souhlasu pro tyto marketingové účely naleznete v části Ke stažení. Tento souhlas je také vložen v nastavení Vašeho CeSYSu (Web >> Pokročilé >> Nastavení webu) a je požadován na dobu 3 let.
3. Modul Newsletter
Modul umožňuje návštěvníkům stránek založených na systému CeSYS zvolit zasílání nabídek zájezdů, případně dalších marketingových informací. Vkládaným údajem je E-mail. Údaje můžete vložit, případně doplnit o další, také Vy v administraci CeSYSu. Nástroj umožňuje ruční přiřazení kontaktů pod skupiny uživatelů s podobnou preferencí: Marketing >> Newslettery >> Newlettery.
Pro evidenci osobních údajů návštěvníka (potencionálního klienta) a zasílání nabídek případně dalších marketingových sdělení je nutný souhlas. Návrh vhodného souhlasu naleznete v části Ke stažení a je také vložen v nastavení Vašeho CeSYSu (Web >> Pokročilé >> Nastavení webu).
Souhlas je od registrovaného zákazníka požadován na dobu 3 let a je požadován na zasílání nabídek zájezdů, ale také na zasílání dalších marketingových sdělení jako např. informace o rozšíření nabídky, informací o pobočce atp.
4. Modul Callback
Modul umožňuje návštěvníkům stránek založených na systému CeSYS zvolit jednorázové zaslání nabídky zájezdů, případně dalších informací od Nabyvatele. Vkládanými údaji jsou Jméno, Příjmení a E-mail. Údaje můžete případně změnit také Vy v administraci CeSYSu: Prodej >> Poptávky >> Callback.
Pro evidenci osobních údajů návštěvníka (potencionálního klienta) a zaslání jednorázové nabídky je nutný souhlas. Návrh vhodného souhlasu pro tyto marketingové účely naleznete v části Ke stažení. Tento souhlas je také vložený v nastavení Vašeho CeSYSu (Web >> Pokročilé >> Nastavení webu). Z povahy nástroje se jedná o jednorázový souhlas s krátkodobou platností pro evidenci osobních údajů (do doby vyřízení požadavku, max. však 3 měsíce od udělení souhlasu).
S ohledem na bezpečnost informací Vám CeSYS po ukončení platnosti Callback sám smaže. Vy máte samozřejmě možnost z každého Callbacku včas vytvořit Obchodní případ a o žádné informace nepřijdete. Naopak v evidenci Obchodních případů můžete efektivně pokračovat a nově také spravovat souhlasy podle GDPR.
5. Objednávka zájezdu
Modul umožňuje návštěvníkům stránek založených na systému CeSYS nezávazně objednat zájezd z nabídky cestovních kanceláří případně z vlastní vložené nabídky. Vkládané údaje jsou nutné pro upřesnění služeb, které dále mohou sloužit k sestavení smlouvy. Jedná se o Jméno, Příjmení, Telefon, E-mail, Adresu, Datum narození objednatele a dále Jméno, Příjmení a Datum narození spolucestujících.
Součástí Objednávkového formuláře je poučení, za jakým účelem jsou údaje vyžadovány. Ty může změnit, případně založit nového Klienta, také Nabyvatel v administrační části CeSYSu: Prodej >> Poptávky >> Poptávky.
- Pro evidenci osobních údajů návštěvníka (potencionálního klienta), upřesnění nabídky a případně pro sestavení smlouvy je nutný souhlas. (Souhlas je nutný právě z důvodu nezávaznosti objednávky a potřeby dalšího upřesnění jako např. ceny, nabídky dalších doprovodných služeb atp.). Jedná se tedy o souhlas jednorázové povahy s krátkodobou platností pro evidenci osobních údajů (do doby vyřízení požadavku, max. však 3 měsíce od udělení souhlasu).
S ohledem na bezpečnost informací Vám CeSYS připomene, u každé poptávky, blížící se konec platnosti souhlasu a po ukončení platnosti ji smaže. O data nepřijdete. Celou poptávku můžete přenést do evidence Obchodních případů a efektivně pokračovat v práci. - Pro evidenci osobních údajů Návštěvníka (potencionálního klienta) za účelem zasílání nabídek, případně dalších marketingových informací Nabyvatele je nutný jiný souhlas, který je také součástí objednávkového formuláře. Souhlas je od registrovaného zákazníka požadován na dobu 3 let. Souhlas je požadován na zasílání nabídek zájezdů, ale také na zasílání dalších marketingových sdělení jako např. informace o rozšíření nabídky, informací o pobočce atp.
Oba souhlasy opět naleznete v části Ke stažení a jsou také vloženy v nastavení Vašeho CeSYSu (Web >> Pokročilé >> Nastavení webu).
Co se mění v administraci CeSYS?
1. Modul Souhlasy (GDPR)
Nově v administraci CeSYSu naleznete dvě evidence pro správu souhlasů v částí Marketing -> Souhlasy (GDPR). Evidence je důležitá hlavně s ohledem na dobu udělení souhlasu a rozsah osobních informací, které o klientovi víte. Tabulky jsou dvě. První z nich eviduje souhlasy kontaktů (z Newsletterů, Zákazníků a klientů Obchodních případů a Smluv), u kterých je evidován email.
V druhé tabulce naleznete seznam klientů (z Obchodních případů a Smluv), u kterých neznáte jejich emailovou adresu.
Používání je snadné. CeSYS sám zhormažďuje ze svých modulů informace a tyto Vám zobrazuje. Obě tabulky mají záznamy barevně označené a platí, že červené řádky jsou kontakty, u kterých platnost souhlasu vypršela či ho ještě nemáte. Žluté řádky jsou kontakty, u kterých souhlas končí v příštích 90 dnech a zelené záznamy jsou klienti s platným souhlasem se zpracováním osobních údajů.
Mimo možnosti mazání záznamů 
tu hlavně najdete funkci potvrzení souhlasu 
. Tu využijete v případě, že Vám klient dal souhlas se zpracováním osobních údajů mimo CeSYS (např. v papírové podobě). V případě takového ručního potvrzení je zapotřebí vyplnit datum souhlasu a dobu platnosti daného souhlasu (předvyplněno 36 měsíců).
V případě, že chcete poslat klientovi na email žádost o souhlas se zpracováním údajů, můžete tak učinit tlačítkem 
. Klientovi se pošle email s odkazem na stránku, kde má možnost souhlas provést. Systém sám v administraci posbírá informace o klientovi a tyto "propíše" do dané žádosti o souhlas. Takto přijatý souhlas se Vám automaticky zavede do evidence.
Pokud máte klienta před sebou na pobočce nebo mu chcete předat žádost o souhlas jiným způsobem než emailem, máte zde možnosti vygenerování souhlasné stránky do PDF 
nebo si nechte vytvořit odkaz na stránku se souhlasem 
.
V tabulce pro klienty, u kterých neznáte jejich emailovou adresu, zde navíc najdete možnost 
. Pokud chcete ke klientovi doplnit jeho email, máte tak možnost. Klient se pak přesune do tabulky klientů s emailovou adresou.
Máte zde také možnost využívat hromadné akce, tak jak jste v CeSYSu zvyklí.
2. Obchodní případy
Pokud v obchodních případech zakládáte nového klienta (Prodej >> Klienti), můžete rovnou potvrdit, že máte souhlas se zpracováním osobních údaju. Délka souhlasu se automaticky předvyplňuje na 36 měsíců. Podobným způsobem máte možnost potvrdit souhlas se zpracováním osobních údajů pokud zakládáte nového klienta k novému obchodnímu případu ze spodní červené lišty (Obchodní případy >> Nové >> nový klient).
Jak si nastavit své souhlasy a jejich lhůty?
V případě že budete chtít měnit podobu souhlasu, lhůty po které budete souhlasy od Vašich klientů žádat, nebo i šablony emailů při odesílání souhlasů, můžete tak učinit v administraci. V tomto ohledu doporučujeme minimálně konzultaci s CeSYS Podporou
1. Změna jednotlivých souhlasů
Souhlasy vztahující se k jednotlivým nástrojům můžete měnit v administraci (Web -> Stránky). Tvorba souhlasů využívá tzv. zástupných znaků a vyžaduje tak pokročilou dovednost práce s CeSYSem. I z toho důvodů doporučujeme znovu před zásahem minimálně konzultaci ze strany CeSYS Podpory. Souhlasy využívají informace ze stránky Zprostředkovatel (Nastavení >> Firma a fakturace >> Údaje o firmě), proto je nutné, abyste měli Vaše údaje zde správně vyplněné.
2. Změna lhůt v žádostech o souhlas
V CeSYSu jsou přednastaveny a používány dvě lhůty. První je vztažena k vyřízení poptávky a callbacku (při nezávazné objednávce) a je určena na dobu nezbytně nutnou pro vyřízení poptávky ne však delší než 3 měsíce.
Druhou lhůtou jsou všechny žádosti související s Vaším marketingem (modul Newslettery, Účty zákazníků, a Klienti). Tato lhůta je přednastavena na dobu 3 let.
Lhůty můžete změnit v Nastavení -> Základní nastavení
- ID 171: GDPR Platnost souhlasu - Newslettery, Zákazníci, Klienti - v základu je nastaveno 36 měsíců,
- ID 172: GDPR Platnost souhlasu - Callbacky, Poptávky - v základu jsou nastaveny 3 měsíce.
- Také zde naleznete nastavení
- ID 173: GDPR - Email používaný pro Klienty (OP, Smlouvy) bez vlastní emailové adresy. Tato adresa (přednastavena je Vaše emailová adresa, na kterou chodí notifikace o rezervacích a callbacích - např.: info@agentura.cz) bude v případě kontaktů systémem ignorována a nebudou se tak na ni posílat žádosti o souhlas.
- ID 175: GDPR - řešení souhlasů s newslettery v systému CESYS - Pokud chcete, aby Vám systém kontroloval souhlasy se zpracováním osobních údajů u kontaktů v modulu Newsletter, změňte toto nastavení na ANO (pozor!!! na emailové adresy bez souhlasu v tabulce "Souhlasy (GDPR)" poté NEBUDOU odesílány newslettery).
- ID 161: Zobrazení informací o cookies dle EU - nastavení zobrazení a případně typu cookie baru na Vašich stránkách
- ID 216: DETAIL TERMÍNU - Zaškrtávací políčko - zde můžete nastavit vlastní checkbox, který chcete po klientech odsouhlasit při odesílání objednávky.
Před změnou lhůt doporučujeme kontaktovat CeSYS Podporu.
3. Šablony emailů
CeSYS umožňuje změnit automatické emaily (šablony), týkající se odesílání žádosti o souhlas. Dále byly upraveny další šablony, které se ochrany osobních údajů týkají. Tyto můžete také měnit.
Šablonu emailu s žádostí o souhlas se zpracováním osobních údajů, který posíláte z administrace z evidence Souhlasy (GDPR) naleznete v Nastavení >> Šablony e-mailů >> ID: 23 GDPR - žádost o souhlas.
Rovněž jsme aktualizovali 4 šablony a doplnili je o poučení o zpracovávání údajů. Tato aktualizace se týká šablon:
ID: 8 Vytvoření zákaznického účtu
ID: 9 Nové heslo zákazníka
ID: 10 Aktuální nabídky zákazníka
ID 16 Ověření newsletteru
POZOR: Poučení bylo doplněno do šablon pouze v případě, že jste je sami již neupravovali. Jestliže máte šablony upravené, doporučujeme přidat informace o poučení o zpracování osobních údajů:
"Vaše osobní údaje zpracováváme vždy s maximálním ohledem na Vaše práva a zájmy a pouze pro dosažení uvedeného účelu. Dovolujeme si Vás upozornit, že nás můžete kdykoliv kontaktovat a požádat o vysvětlení nebo odstranění závadného stavu (např. provedení opravy, doplnění) nebo vymazání osobních údajů."
